KUNDCASE: FLENS KOMMUN

Digitalisering och E-förvaltning i Flens kommun

Flens kommun tar hjälp av B3 Sentensia då man tar det stora greppet i digitaliseringen med införande av e-förvaltning i sin verksamhet! Det handlar om ett omfattande utvecklingsprogram som berör hela kommunförvaltningen med nya arbetssätt och medborgaren i fokus.

Flens kommun genomför ett omfattande kommungemensamt e-Förvaltningsprogram, vilket syftar till att digitalisera och automatisera arbetssätt och processer i hela kommunförvaltningen. Grundläggande utgångspunkt är ett utifrån-och-in- perspektiv där processerna startar och slutar hos medborgaren/invånaren. För kommunen innebär detta en förändringsresa från traditionella till nya arbetssätt som stärker möjligheten för både medborgare och medarbetare till ökad service, delaktighet och effektivitet. Stegvis upphandlas och moderniseras systemstöden i samtliga verksamheter då leverantörsavtalen löper ut. Målet är molnbaserade och samverkande tjänster med hög grad av tillgänglighet och säkerhet.

Satsningen vilar på en infrastrukturell bottenplatta i form av höghastighets- och trådlösa nät runt om i kommunen. Kommunförvaltningen har också som en av de första kommunerna i landet infört molnbaserad applikationstillgång via Google Apps för samtliga verksamheter. En annan viktig komponent i bottenplattan är uppbyggnaden av Flens interna katalog (FIKA) över medarbetare och medborgare som bland annat nyttjas för smarta inloggnings- och integrationslösningar.  

”Politikerna har tydliga politiska digitaliseringsmål som styr vårt arbete” säger Urban Bertling IT-chef i kommunen.

”E-förvaltning med nya digitala stödfunktioner ska införas som gör det enklare att bo och leva i kommunen och IT-funktionen ska bli ett stöd till verksamheterna i den utvecklingen” fortsätter Urban Bertling.

E-förvaltningsprogrammet pågår 2016-2019. Kommunen har redan upphandlat och infört såväl nytt ekonomisystem som nya pedagogiska stöd för skolan. Utvecklingsarbetet fortsätter inom de verksamheterna. Socialtjänsten och samhällsbyggnadsförvaltningen har upphandlat nya moderna systemstöd och införande pågår. HR är i startgroparna för upphandling med planerat införande under 2018 och runt hörnet väntar start av utvecklingsarbetet inom området ärendehantering.


"Min tidigare erfarenhet som stadsdirektör av IT-frågor är att de tillhör de svårare frågorna att styra och leda i en kommun. Jag är mot den bakgrunden imponerad av hur Flens kommun driver digitaliserings-frågorna. Ett brett och samordnat angreppssätt med medborgarens behov i fokus som griper in i samtliga verksamheter och bidrar till att Flens kommun både moderniserar och förbättrar sin service och samtidigt uppnår en effektivare handläggning".

Kenneth Holmstedt tf. kommunchef i Flens kommun



B3 Sentensias kompetens och helhetssyn bidrar till framgång

B3 Sentensia samordnar och driver e-förvaltningsprogrammet framåt parallellt med att man projektleder flera av delprojekten. Det ger en helhetssyn som tillsammans med omvittnad kompetens inom upphandling, bred erfarenhet av IT-management samt förankring inom den offentliga sektorn/kommunerna är avgörande för att kunna hantera uppdraget på ett bra sätt.

Programmet styrs av en kommunövergripande styrgrupp som leds av kommunchefen. I styrgruppen sitter alla berörda verksamhetschefer tillsammans med strategiska specialistfunktioner inom IT, juridik och kommunikation. I styrgruppen deltar B3 Sentensias VD som rådgivande i e-förvaltningsfrågor. B3 Sentensia programleder och är föredragande i styrgruppen.

”En stor fördel med det samordnade arbetssättet är att det uppstår synergier som alla delprojekten kan dra nytta av och använda i genomförandet säger Jörgen Samuelsson VD på B3 Sentensia.

"Förutom metodik och erfarenheter inom förändringsledningen handlar det om gemensamma avtal, samordnade icke-funktionella krav och SLA:er. På så sätt kan vi hjälpa kommunen att driva projektet mer framgångsrikt, effektivt och säkert samt minska risken för att stuprörslösningar uppstår", förtydligar Jörgen Samuelsson. 

Effekter inom verksamheterna

Socialtjänst: Verksamheten får ett naturligt processflöde som startar och slutar hos medborgaren/invånaren. Den synliga och lättarbetade processen ger ökad rättssäkerhet och ett bättre dokumentationsstöd

Utbildning: Vårdnadshavaren får ökad insyn i sitt/sina barns kunskapsutveckling genom förbättrad digital kommunikation. Tillgången till olika tjänster förenklas genom anmälan via webben istället för som tidigare via pappersblanketter.

HR: Målet är att medarbetarna ska få ökade möjligheter till självservice och samtidigt en smidigare hantering. Chefer ska dessutom få tillgång till en effektivare rapportering, analys och uppföljning med en högre kvalitet än idag.

Flera utmaningar under resan

En stor utmaning är utan tvekan att det parallellt med kommunens ordinarie verksamhet är mycket nytt som behöver genomföras. Det gör att nyckelresurser riskerar bli hårt ansträngda och att tillgången till rätt kompetens vid rätt tillfälle försvåras. Detta ställer särskilda krav både på kommunens och projektledarnas förmåga till koordination och beslutsfattande.

Kommunen har höga ambitioner att hitta nydanande lösningar och en utmaning inom upphandlingsområdet är att kommunmarknaden i Sverige fortfarande är begränsad. Det finns få svenska aktörer och dessutom få internationella bolag som ger sig in i den komplexa och relativt lilla svenska marknaden. Det gör att utbudet för det mesta är begränsat till några få alternativ.

En tredje utmaning att ta hänsyn till är att det finns många medborgare/invånare som har utmaningar att ta till sig den nya tekniken. Inom socialtjänsten finns många äldre med begränsad erfarenhet av det digitala. Flen tillhör också de kommuner som tagit emot många nyanlända varför språkutmaningen är betydande.